Opportunités de carrières

COORDONNATEUR(RICE) GESTION DOCUMENTAIRE

Type de poste : 
Expert et spécialiste technique
No. mandat : 
4674
Région : 
Montréal

Notre client, déjà au centre de l’un des plus grands projets d’infrastructures de transport en commun, est à la recherche d’un(e) Coordonnateur(rice) gestion documentaire.

Sous la responsabilité de la Responsable de la gestion documentaire, le ou la titulaire a pour mandat l’assister le département support aux projets, approvisionnement et systèmes d’information dans les divers travaux de gestion documentaire pour des projets en développement.

Principales responsabilités :
  • Effectuer la réception et l’enregistrement de tous les documents des projets;
  • Assister les utilisateurs avec l’archivage électronique des documents dans les divers systèmes;
  • Assister les employés/utilisateurs dans l’utilisation des outils de gestion documentaires mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies;
  • Maintenir un système de suivi pour la réception, l’enregistrement et l’approbation des documents soumis à l’organisation et signaler toutes les soumissions et approbations tardives;
  • Maintenir un système de rapports pour faire le suivi des demandes d’information par des parties externes à partir de la date de réception jusqu’à la date où une réponse est émise et effectuer un rapport sur toutes les réponses en retard;
  • Assurer un support au développement et maintien des procédures et les instructions pour les projets, en tenant compte des meilleures pratiques en matière de contrôle des documents;
  • Assister aux activités de recherche, de repérage, de codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées;
  • Faire le suivi et la relance des documents en processus de revue par le biais de workflows dans le logiciel Aconex;
  • Faire le contrôle documentaire selon différentes listes de vérification de qualité;
  • Participer à la mise à jour des instructions de travail reliées aux bonnes pratiques de la gestion documentaire;
  • Effectuer des tâches de formatage, préparation, assemblage de documents pour émission (signatures, mise en page, …);
  • Effectuer toute autre tâche reliée aux activités décrites dans les différentes instructions de travail et procédures de la gestion documentaire.
Qualifications et exigences :
  • Formation et diplôme d’études collégiales ou universitaire dans une discipline appropriée;
  • 7 à 10 ans d’expérience pertinente;
  • Connaissance du logiciel Aconex (atout);
  • Excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Niveau d’anglais intermédiaire tant à l’oral qu’à l’écrit.

Mélodie Tremblay > Partenaire et conseillère en recrutement
Téléphone : 450-640-0090, poste 214
Cellulaire : 450-558-1597
mtremblay@dotemtex.ca
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Dotemtex Immigration Inc. assiste les entreprises par le biais d’un accompagnement clé en main pour tous les enjeux reliés à l’immigration et la mobilité internationale au Canada.

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